Firmy i umowy

Stała obsługa prawna firm - co obejmuje i kiedy się opłaca

Stała obsługa prawna firm to współpraca z prawnikiem na bieżąco, a nie dopiero wtedy, gdy wybuchnie problem. Zamiast szukać pomocy w pośpiechu, kiedy przychodzi pozew albo kontrola, masz prawnika, który zna Twoją firmę i jest pod telefonem na co dzień. Opiniuje umowy, odpowiada na pytania, pilnuje terminów i prowadzi sprawy, które się pojawią. Działa to trochę jak stały dostęp do kogoś, kto rozumie Twój biznes od środka.

Taka obsługa opłaca się wtedy, gdy prawo pojawia się w Twojej firmie regularnie - podpisujesz dużo umów, zatrudniasz ludzi, masz powtarzające się spory z kontrahentami albo rośniesz i decyzje stają się coraz poważniejsze. Jeśli raz na kilka lat potrzebujesz prawnika do jednej sprawy, wystarczy pomoc doraźna. Jeśli potrzebujesz go co tydzień albo co miesiąc, stała współpraca jest tańsza, szybsza i bezpieczniejsza niż gaszenie pożarów.

Czym stała obsługa różni się od pomocy doraźnej

Pomoc doraźna (ad hoc) to pojedyncze zlecenie - przychodzisz z konkretną sprawą, prawnik ją załatwia i na tym współpraca się kończy. To dobre rozwiązanie przy jednorazowych tematach: jedna umowa, jeden spór, jedna transakcja.

Problem w tym, że przy pomocy doraźnej prawnik za każdym razem zaczyna od zera. Musi poznać Twoją firmę, Twoje umowy, Twoją branżę. Traci na to czas, a Ty za ten czas płacisz. Dochodzi jeszcze jedno: do prawnika trafiasz zwykle wtedy, gdy problem już urósł. A najtańsze i najłatwiejsze do rozwiązania są sprawy, które wyłapie się wcześnie.

Stała obsługa odwraca tę logikę. Prawnik jest przy Tobie zanim coś się wydarzy. Zna Twoje umowy, bo sam je pisał albo opiniował. Wie, z kim masz zaległości, bo pilnuje płatności. Reaguje szybciej, bo nie musi za każdym razem wdrażać się w temat. I częściej mówi Ci "tego nie podpisuj" zanim podpiszesz, a nie "tego nie trzeba było podpisywać" po fakcie.

Co zwykle obejmuje stała obsługa prawna firm

Zakres ustala się pod konkretną firmę, ale w praktyce najczęściej wchodzą w grę:

Umowy - tworzenie wzorów umów, które realnie chronią Twoje interesy, oraz opiniowanie tego, co chcą Ci podsunąć kontrahenci. To często najważniejszy element, bo dobrze napisana umowa to połowa wygranej, gdyby doszło do sporu.
Bieżące doradztwo - krótkie pytania w ciągu dnia: czy możemy tak zrobić, co nam grozi, jak to rozegrać. Zwykle to telefon albo mail, a nie formalna opinia na dziesięć stron.
Windykacja należności - od wezwania do zapłaty, przez pozew o zapłatę i wniosek o nakaz zapłaty, po dalsze kroki, gdy dłużnik nie płaci. Odzyskiwanie pieniędzy to dla wielu firm najbardziej odczuwalna korzyść.
Prawo pracy - umowy z pracownikami i współpracownikami, regulaminy, rozwiązywanie umów, spory z pracownikami. To obszar, w którym łatwo o kosztowny błąd.
RODO - dokumentacja, zasady przetwarzania danych, reagowanie na incydenty i wnioski osób, których dane dotyczą.
Sprawy korporacyjne spółek - uchwały, zmiany w umowie spółki, relacje między wspólnikami, obsługa zgromadzeń i bieżące obowiązki spółki.
Reprezentacja w sporach - prowadzenie spraw przed sądem i w negocjacjach, gdy dojdzie do konfliktu z kontrahentem, pracownikiem czy urzędem.

Nie każda firma potrzebuje wszystkiego naraz. Sens polega na tym, że to jedna osoba ogarnia całość i widzi powiązania - bo spór z kontrahentem często zaczyna się od źle napisanej umowy, a problem z pracownikiem od nieprecyzyjnego regulaminu.

Dla kogo stała obsługa prawna się opłaca

Stała obsługa ma sens, gdy w Twojej firmie dzieje się przynajmniej część z tego:

Podpisujesz dużo umów - z klientami, dostawcami, podwykonawcami. Każda to potencjalne ryzyko, które warto sprawdzić przed, a nie po.
Zatrudniasz ludzi - prawo pracy to teren, gdzie drobny błąd potrafi kosztować. Im więcej osób, tym więcej spraw do pilnowania.
Masz powtarzalne sprawy - regularnie wracają te same tematy: nieopłacone faktury, reklamacje, spory z kontrahentami.
Rośniesz - wchodzisz na nowe rynki, zmieniasz formę prawną, pozyskujesz inwestora, przejmujesz albo łączysz biznesy. Decyzje stają się poważniejsze i droższe w skutkach.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność bez pracowników i z pojedynczymi umowami, stała obsługa może nie być konieczna - wystarczy pomoc, gdy coś się pojawi. Ale nawet mała firma, która zatrudnia albo dużo kontraktuje, często wychodzi na tym lepiej, niż się spodziewa.

Jakie korzyści daje stała współpraca z prawnikiem

Najczęściej firmy doceniają cztery rzeczy:

Prawnik zna firmę od środka i działa szybciej. Nie tłumaczysz za każdym razem wszystkiego od początku. Pytasz, dostajesz odpowiedź, działasz dalej.
Przewidywalny koszt. Przy stałej współpracy wiesz, na co się piszesz. Łatwiej planować budżet, niż gdy co chwilę przychodzi nieoczekiwany rachunek za nagłą sprawę.
Mniejsze ryzyko prawne. Problemy są wyłapywane wcześnie - w umowie, zanim ją podpiszesz, w regulaminie, zanim pracownik pójdzie do sądu. Taniej jest zapobiegać niż procesować się.
Spokój głowy. Wiesz, że masz do kogo zadzwonić i że ktoś pilnuje tematów prawnych za Ciebie, więc możesz skupić się na prowadzeniu firmy.

Modele rozliczeń - za co i jak się płaci

Wynagrodzenie ustala się zawsze indywidualnie, zależnie od zakresu i tego, jak intensywnie korzystasz z pomocy. W praktyce spotkasz kilka modeli:

Abonament (ryczałt) - stała miesięczna kwota za ustalony pakiet, np. określoną liczbę godzin albo zdefiniowany zakres zadań. Największa zaleta to przewidywalność - wiesz z góry, ile wydasz.
Stawka godzinowa - płacisz za faktyczny czas pracy nad Twoimi sprawami. Dobre, gdy potrzeby są nieregularne i trudno je z góry oszacować.
Rozliczenie za projekt - jedna ustalona kwota za konkretne zadanie, np. przygotowanie kompletu umów albo przeprowadzenie jednej sprawy. Wiesz dokładnie, ile kosztuje dany efekt.

Często te modele się łączą - na przykład abonament na bieżącą obsługę plus osobne rozliczenie większych, nietypowych spraw. Najważniejsze, żeby zasady były jasne od początku i żebyś nie był zaskakiwany rachunkiem. O pieniądzach warto rozmawiać wprost na starcie, a nie domyślać się później.

Jak zacząć współpracę

Zaczyna się od rozmowy o Twojej firmie - co robisz, z czym najczęściej się mierzysz, gdzie czujesz, że coś może Cię zaboleć. Z takiej rozmowy wychodzi, czego faktycznie potrzebujesz i w jakim zakresie. Dopiero wtedy ma sens dobieranie modelu rozliczeń. Nie kupujesz gotowego pakietu z półki, tylko układasz współpracę pod to, jak naprawdę działa Twój biznes.

Jeśli zastanawiasz się, czy stała obsługa to coś dla Twojej firmy, zapraszam na bezpłatną rozmowę. Przeanalizujemy potrzeby Twojej firmy bez zobowiązań i powiem wprost, czy stała współpraca ma u Ciebie sens, czy wystarczy pomoc doraźna. Zadzwoń pod numer 693 70 70 78 - umówimy termin, który Ci pasuje.

Prawnik jako partner, nie tylko "od pisania pism"

Najwięcej daje prawnik, którego traktujesz jak partnera w decyzjach, a nie wykonawcę pism na ostatnią chwilę. Kiedy pytasz go o zdanie zanim podpiszesz umowę, zanim zatrudnisz, zanim wejdziesz w nowy projekt - wtedy realnie wpływa na to, jak Twoja firma się rozwija i jakich kłopotów unika. Pisanie pozwów i opinii to tylko część jego roli. Prawdziwa wartość jest w tym, że pomaga Ci podejmować lepsze decyzje biznesowe, bo zna i Twoją firmę, i reguły gry.

Masz podobną sprawę?

Pierwsza analiza sprawy jest bezpłatna. Opisz krótko sytuację, a podpowiem, jakie masz możliwości i co warto zrobić w pierwszej kolejności.

Umów konsultację lub zadzwoń: 693 70 70 78

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje stała obsługa prawna firmy?

Nie ma jednej ceny - wynagrodzenie ustala się indywidualnie, zależnie od zakresu i tego, jak intensywnie korzystasz z pomocy. Inaczej wygląda to u firmy, która potrzebuje głównie opiniowania umów, a inaczej u takiej, która zatrudnia dziesiątki osób i prowadzi wiele sporów. Dlatego zaczyna się od rozmowy o potrzebach, a dopiero potem dobiera model i kwotę.

Czym różni się abonament od stawki godzinowej?

Abonament to stała miesięczna kwota za ustalony zakres albo pakiet godzin - płacisz tyle samo co miesiąc i masz pełną przewidywalność kosztu. Stawka godzinowa oznacza, że płacisz za faktyczny czas pracy nad Twoimi sprawami - sprawdza się, gdy potrzeby są nieregularne. Oba modele można łączyć.

Czy mała firma w ogóle potrzebuje stałej obsługi prawnej?

Nie zawsze. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność bez pracowników i z pojedynczymi umowami, często wystarczy pomoc doraźna. Ale jeśli mała firma zatrudnia, podpisuje dużo umów albo ma powtarzające się problemy z płatnościami, stała obsługa zwykle się opłaca - i jest tańsza niż gaszenie pożarów po fakcie.

Czym stała obsługa różni się od pomocy przy jednej sprawie?

Przy pomocy doraźnej prawnik załatwia jedno konkretne zlecenie i za każdym razem poznaje Twoją firmę od nowa. Przy stałej obsłudze zna ją na bieżąco, reaguje szybciej i wyłapuje problemy wcześnie - zanim urosną. Doraźnie trafiasz do prawnika zwykle wtedy, gdy problem już jest; przy stałej współpracy często udaje się go uniknąć.

Co obejmuje stała obsługa prawna firm?

Najczęściej tworzenie i opiniowanie umów, bieżące doradztwo, windykację należności (wezwania, pozew o zapłatę, nakaz zapłaty), prawo pracy, RODO, sprawy korporacyjne spółek oraz reprezentację w sporach. Zakres dobiera się pod konkretną firmę - nie każda potrzebuje wszystkiego naraz.

Radca prawny Robert Staszewski, Wrocław

Prowadzę sprawy rozwodowe i rodzinne, o odszkodowania i zadośćuczynienia, windykacyjne oraz obsługę prawną firm. Jeśli potrzebujesz pomocy, napisz na kancelaria@robertstaszewski.pl lub zadzwoń 693 70 70 78.

Ten artykuł ma charakter ogólny i informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani opinii prawnej. Każda sprawa jest inna, dlatego w swojej sprawie skonsultuj się z radcą prawnym.